Datenschutzerklärung

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen.

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

2. Verantwortlicher

Willi Leinweber Transport GmbH & Co. KG
In den Gründen 10
36093 Künzell
Deutschland
E-Mail: kontakt@leinweber-willi.de

3. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Im Rahmen der Nutzung der App verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

a) Stammdaten

• Vorname, Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)

b) Account-Daten

• Login-Informationen (E-Mail, verschlüsseltes Passwort)

c) Nutzungsdaten

• Interaktionen innerhalb der App
• Zeitpunkte der Nutzung
• Aktionen innerhalb der Anwendung

d) Hochgeladene Inhalte

• Dateien und Bilder, die durch Nutzer hochgeladen werden

e) Personaldokumente

Über den Bereich „Eigene Dokumente" erhalten Mitarbeiter Zugriff auf personenbezogene Dokumente, die durch den Arbeitgeber bereitgestellt werden, insbesondere:

• Tagesberichte
• Verdienstnachweise
• Lohnsteuerbescheinigungen
• Stundennachweise
• Bescheinigungen (z. B. Sicherheitsunterweisungen)
• sonstige arbeitsvertragsbezogene Dokumente

Diese Dokumente werden verschlüsselt auf einem Objektspeicher abgelegt und sind ausschließlich für den jeweils betroffenen Mitarbeiter einsehbar.

f) Standortdaten

Sofern Nutzer die Funktion „Standort teilen" im Chat verwenden, wird der GPS-Standort des Geräts einmalig zum Zeitpunkt des Versands erfasst und an die ausgewählten Chat-Teilnehmer übermittelt. Eine Erfassung erfolgt ausschließlich bei aktiver Nutzung dieser Funktion durch den Nutzer.

g) Technische Daten (Logfiles)

Bei der Nutzung der App werden automatisch technische Daten erfasst:

• IP-Adresse (gekürzt bzw. pseudonymisiert, soweit möglich)
• Zeitpunkt der Anfrage
• Angeforderte Ressourcen
• Statuscodes
• Geräte- und Betriebssysteminformationen

4. Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Betrieb der App
• Authentifizierung von Nutzern
• Organisation interner Arbeitsprozesse
• Bereitstellung von Personaldokumenten und Lohnunterlagen
• Standortfreigabe im Chat auf Wunsch des Nutzers
• Sicherstellung der IT-Sicherheit
• Fehleranalyse und Systemstabilität
• Kommunikation mit Nutzern

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Datenschutz-Grundverordnung auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung / Nutzung der App)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem und stabilem Betrieb)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten, z. B. bei Lohn- und Personalunterlagen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, z. B. bei Push-Benachrichtigungen oder Standortfreigabe im Chat)

6. Hosting und Infrastruktur

Die App wird auf Servern des Anbieters Hetzner Online GmbH (Deutschland) betrieben.

Zusätzlich wird eine selbst gehostete Instanz von Supabase zur Datenverarbeitung eingesetzt.

Personaldokumente werden verschlüsselt auf einem Objektspeicher (Hetzner Object Storage) abgelegt. Die Verschlüsselung erfolgt sowohl für Dateiinhalte als auch für Dateinamen; ein Zugriff auf die Dokumente ist ausschließlich über die App und nach erfolgreicher Authentifizierung möglich.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, dies ist zur technischen Bereitstellung erforderlich.

7. Protokollierung und Logs

Zur Sicherstellung eines stabilen und sicheren Betriebs werden Logdaten verarbeitet. Dies umfasst insbesondere:

• Server-Logs des Backend-Systems (ExpressJS)
• Datenbank-Logs (Supabase)
• Zugriffsdaten (inkl. IP-Adresse)

Diese Daten werden:

• ausschließlich zur Fehleranalyse und Sicherheit verwendet
• nicht zur Profilbildung genutzt
• nach angemessener Zeit gelöscht

8. Push-Benachrichtigungen

Die App nutzt Push-Benachrichtigungen über Firebase Cloud Messaging (FCM), einen Dienst der Google. Dabei können folgende Daten verarbeitet werden:

• Geräte-Token
• Technische Zustellinformationen

Push-Benachrichtigungen werden nur nach ausdrücklicher Einwilligung des Nutzers aktiviert. Die Einwilligung kann jederzeit in den Geräteeinstellungen oder innerhalb der App widerrufen werden.

9. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

Logdaten werden regelmäßig gelöscht oder anonymisiert.

10. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen, insbesondere:

• Verschlüsselung der Datenübertragung (HTTPS)
• Zugriffsbeschränkungen
• Authentifizierungssysteme (inkl. optionaler Zwei-Faktor-Authentifizierung)
• Verschlüsselte Ablage von Personaldokumenten (Dateiinhalt und Dateiname)
• Verschlüsselte Speicherung von Zugangsdaten zu externen Diensten

11. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung Ihrer Daten
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen die Verarbeitung

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns jederzeit kontaktieren.

12. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an rechtliche Anforderungen oder Änderungen der App anzupassen.